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大数据时代高校档案信息化建设发展研究

时间:2019-06-18 来源:《散文百家》杂志 作者:admin 点击:

  摘要:随着科技创新发展,计算机、互联网等技术应用,改变了整个社会发展格局,并对教育管理及发展产生了深刻影响。大数据时代,“网络”、“数字”等名词充斥着人们的生活,并深深植根于现代工作理念当中,时至今日,信息化已然开启了各行各业发展新潮流,高校档案管理亦是如此,并在艰难困苦中不断前行。本文以大数据时代为研究背景,在对高校档案信息化作出简述的基础上,分析了高校档案信息化建设现状,并着重就其发展进行了讨论。

  关键词:高校;档案信息化;建设现状;发展

  引言:由互联网络带来的科技发展新潮流,为用户带来了信息体验上的巨大冲击,便捷的服务为之打开了方便之门,并触发了社会发展新潮流。基于现代档案管理学指导,依托计算机、网络、信息技术等应用,广泛开展档案信息化建设,是大数据高校档案管理优化的重要方向,其有关方面的课题研究备受关注和热议。

  一、高校档案信息化简述

  大数据时代,科技的发展与进步给人们的生产生活带来了巨大冲击,其在信息服务方面的体验越发便捷、丰富,并主导了整个社会创新变革潮流。所谓档案信息化作为一个系统化概念,是基于计算机、网络等信息技术处理手段应用,在原有档案工作框架结构下,引入档案管理学最新理论,严格执行国家档案行政管理部门要求规范,全面开展档案收集、整理、保管、开发与利用的现代化管理过程。高校作为人才培育主阵地,其所关涉到的工作范畴极其广泛,包括党务、行政、教学、科研等等,决定了档案管理的多样性、复杂性。尤其是随着社会进步发展,高校活动内容越发丰富多彩,特殊载体档案亦成为高校档案中的重要组成部分,信息化处理技术的应用介入,进一步提升了档案管理工作效率及质量,相关建设工作发展迫在眉睫。与此同时,高校档案信息化还为档案部门职能的实现带来了诸多便利,其需求亦变得越发强烈。

  二、大数据时代高校档案信息化建设现状

  大数据时代,高校档案信息化建设势在必行,其作为一项持久性工作,更是一个漫长的过程,事实上已然取得了显著成效,但是客观维度上讲,受多重因素影响,实际践行中仍旧存有不少问题,具体相关表述如下:

  (一)基础支撑不足

  在由大数据主导的社会发展新形态,计算机、互联网等技术应用,改变了人们的生产生活方式,并带来了诸多便捷性服务体验,在高等教育发展领域起到了重要作用。以此为时代背景,高校对档案信息化建设发展的重视程度不断提高,相关投入持续增加,为广大师生提供了良好的应用服务环境。但是据相关调查结果显示,在多数高校的思想认知结构中,科研、教学、政绩等工作较之档案信息化建设更为重要,其工作重心亦放置于此,重视程度不足,有关资源投入明显无法满足档案信息化建设发展需求。尤其是随着高等教育普及化、大众化,生源数量急速增长,对高校办学能力提出了更多、更高要求。受此环境影响,部分高校更偏重于办学规模建设,整体发展方案中未有体现出档案信息化建设内容,虽然也开发和运用了档案管理系统软件,并没有安排专人负责维护、升级等工作,其应用实效性大打折扣。

  (二)人员素质偏低

  人作为行为实践的主体,是高校档案信息化建设发展的核心要素,其综合素质素养水平表现直接影响了此项工作实效。综合来讲,高校档案信息化建设发展对相关从业人员提出了更多、更高要求,所要求的不再是复合型的优秀人才,而是偏向于优秀的档案管理专业人才、技术人才以及管理人才。长期以来,由于档案管理在高校整个管理结构中的尴尬地位,未有设置独立运行部门,相关人员投入较少,年龄结构不合理,专业能力企欠缺,阻碍了档案信息化建设发展。近年来,随着高校扩招态势的延展,档案种类越发繁多,加之落后的档案管理模式,很大程度上增加了相关岗位人员工作难度及强度,在较高的工作压力下,部分人员力不从心甚至产生了抵触情绪,工作积极性、主动性降低,影响了信息服务质量。另外,据有关调查结果发现,高校档案人员结构不合理,中年人群思想保守,而青年群体经验不足,彼此间未有形成强大的聚合力,档案信息化建设发展困难重重。

  (三)保障机制缺失

  根据《高等学校档案管理办法》之相关规定,我国高等学校应建立明细的档案管理规章制度。常言道,无规矩不成方圆。对档案收集、统计、管理、编研以及利用等管理过程的制度规范,建立完善的考评制度,可以有效增强相关岗位人员的责任意识,使之实践行为有章可循,促进了高校档案管理工作标准化、规范化。尤其值得指出的是,高校档案信息化建设发展是一把双刃剑,在提升工作效率与质量的同时,亦对信息安全提出了挑战。事实上,传统档案管理模式下,由于信息传播路径的单一性,很好地保证了信息安全,同时多数院校亦建立了较为完备的档案保管和保密制度,但是随着信息化技术应用的引入,其在某些方面暴露了不足。具体而言,部分高校未有明确规范档案收集标准,信息质量无法保障,而有些高校没有详细规定档案归档时间、内容和质量等问题,导致档案材料与要求不符,降低了工作效率等。

  三、大数据时代高校档案信息化建设发展策略

  高校档案信息化建设发展作为一项系统化工程,具有非凡的意义,未来前景良好,但其始终无法规避世界万事万物的发展规律,需在困难曲折中前行。作者基于上述分析,结合实际情况,针对性地提出了以下几种大数据时代高校档案信息化建设发展策略,以供参考和借鉴。

  (一)完善基础建设

  大数据时代,在高校档案信息化建设发展系统中,信息技术引入与应用是基础,要求树立良好的信息化意识,做好相关宣传工作,引导师生共同参与。在具体的实践过程中,信息化管理技术对传统手工操作的取代并非一蹴而就,需要高校全体师生及档案管理人员系诶通过努力,转变思想观念,更好地适应先进信息化管理技术带来的变革,并积极参与其中。因此,高校领导层要提高对档案信息化建设发展的重视程度,增强相关宣传工作力度,得到广大师生的支持。基于此,高校档案信息化建设还需大量的人力、物力以及、财力投入,尤其是随着高等教育普及化、大众化,生源数量急速增长,对高校综合办学实力提出了更高要求。对此,高校应当结合自身实际情况,制定科学、合理的工作计划,协调好各项建设资源投入,既要满足周期性的信息更新,又能满足临时性的信息增加,循序渐进地推动档案信息化发展,完善基础设施环境,提高广大师生对其整体性的了解与认知,为之提供更加便捷、丰富的服务体验,让他们积极、主动参与其中。

  (二)优化管理模式

  某种维度上讲,高校档案管理工作与信息化建设是一个相辅相成的整体,管理水平的提升有利于信息化建设工作开展,同时,信息化发展地越好亦会给档案管理工作带来诸多便利。综合分析下来,高校完善的档案工作体制包括管理方式、组织制度、机构设置以及隶属关系等等,直接关系到各项目标的实现,对推进档案信息化建设发展至关重要。时至今日,在长期的实践经验积累下,我国高校档案工作整体发展态势良好,但始终存在涣散、缺乏完善业务监管的问题,其本身机构设置受学校规模、编制数量等因素影响,尤其对部分规模较小的学校,档案室与文书室连为一体,一定程度上造成了档案职能的缺失,还打击了相关工作人员积极情绪。对此,应大数据时代档案信息化建设发展需求,高校需进一步优化内部管理结构,赋予档案机构监督和指导的行政管理职能,保证相关从业人员的基本利益,与此同时,着力加强其标准化建设,明确档案管理工作职责、任务及目标,细化档案信息化基础设施、资源建设、系统应用等标准。

  (三)加强人才发展

  知识经济时代,人才作为社会发展的核心动力,是推进高校档案信息化建设的关重因子,对其综合素养提出了更多、更高要求。具体而言,档案管理本身作为一项信息服务工作,对相关从业人员的职业道德认知与能力素质提出了较高要求,尤其是随着信息化建设发展,更是增添了许多新的内容。一直以来,职业道德对于高校档案人员而言已不再是一个新鲜的话题,要求洁身自律、严守机密、主动服务,同时还需具备较好的心理弹性和职业认同。长期以来,高校档案机构的身份定位较为尴尬,其更多地被认为是教辅部门,较之老师或其他行政管理人员,职业声望、职业地位、职业发展较低,属于弱势群体中的一类。对档案职业的认同,有助于改善档案人员工作积极性、主动性,提高了其服务能力和创造能力。同时,高校档案信息化建设发展,还要求相关从业人员掌握丰富的学识,包括文学、历史、编辑、计算机技术等,还需具备良好的业务能力,如服务创新能力、技术应用能力等。对此,高校应充分发挥自身人才培育优势,结合现实需求,组织开展多样化的培训教育工作,夯实人才资源基础。

  (四)提升利用效率

  大数据时代,计算机技术、互联网技术应用越发普泛,进一步提升了信息资源准确性、及时性以及丰富性。档案编研是高校档案管理系统形成与资源利用的基本前提,其有效性、准确定直接影响着档案管理工作实效,在信息化建设发展的道路上,要着力做好前端控制工作,确保分类归档、分类保存。与此同时,值得指出的是,高校档案信息化建设发展的最终目标是实现数字化信息管理,要加快对文本形式信息、图像等的数字化,并以数据的方式存储下来,以便于后期检索与利用。除此之外,如上分析所述,高校档案管理所关涉到的信息种类及数量极其庞大,传统手工检索方式的弊端不断暴露,无疑增加了工作人员及用户的工作难度,容易滋生抵触心理,很大程度上阻碍了档案信息化建设发展进程。因此,基于档案数据库建设,还需结合实际情况,完善信息检索功能开发,全面覆盖整个档案数据库,根据用户实际使用偏好或需求,实现目录检索和全文检索,降低由此造成的时间浪费,提高利用效率和服务质量。

  (五)做好风险预控

  高校档案记录了个人信息和集体信息,在传统管理模式下,由于传播路径单一、速度较慢,其安全性得到了有效保障。但是,随着高校档案信息化建设发展,基于相对开放、自由的网络应用环境影响,信息安全引起了高度重视,一旦泄露极可能给个人和学校带来重大损失,触发了师生对档案信息化建设发展的积极性。因此,高校需深刻认知到档案信息化的“双面性”,最大限度地提升其利用价值的同时,还需客观审视由此带来的挑战,完善相关保管、保密制度建设,确保个人和学校信息安全,进而促进师生积极、主动参与。在具体的践行过程中,要进一步提升档案人员的安全意识及操作能力,有效规范实际工作行为,杜绝浏览恶意网站、以权谋私等不良现象,培养他们良好的安全防护技术水平,减少个人工作失误造成的危害。同时,结合实际情况,不断加强对安全技术方面的建设投入,聘请专人负责,及时检查更新计算机软件,并写入“防写”、“加密”等计算,设置防火墙,避免数据恶意篡改,避免病毒入侵或盗取数据。

  结语:|总而言之,大数据时代,高校档案信息化建设发展势必在行,其作为一项系统化实践工程,个中充满了困难和挑战,要求高校提升重视程度,加大相关配套投入,积极改变人员思想观念,加强教育培训,并建立完善的管理模式。作者希望学术界大家持续关注此课题研究,结合实际情况,客观解读大数据时代高校档案信息化建设现状,及时发现问题,针对性地提出更多有效发展策略,最大限度地发挥其价值。

  参考文献:

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